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1. 项目背景

政府机关、企事业单位、园区、写字楼等一贯重视办公场所的安全、有序运行,对在大厦办公的内部人员实行严格的刷卡授权出入、对来访客人实行登记放行制度。

我们以人流量较大,比较典型的写字楼为例介绍下本微信访客系统,写字楼随着业主单位的大量入住,每日到访的访客人数逐步攀升,加上目前采用纯手工的登记方式,导致在接待处的访客登记效率下降,排队等候时间过长等问题,影响物业业务的开展与物业形象,急需对现有的访客管理模式进行升级改造,以更先进的技术、更合理的流程,在不降低安全标准的前提下,提高效率、提升访客体验、更好的展示物业形象。

2. 现状分析

2.1 现有访客接待流程

目前市面上大多数的访客接待流程和方式如下:

1) 采用的是访客实时到前台排队进行访问登记的方式。

2) 使用传统的访客一体机登记方式。

3) 前台接待员询问访客信息,来访事由,受访者姓名等填写访客登记信息。

4) 前台电话与被访问者确认允许访问后,押身份证。

5) 前台接待员填写好访客信息后,为访客打印访客凭条开启门禁通行。 

2.2 内部人员管理存在的问题

目前市面上大多数的楼宇门禁管理流程和方式如下:

1) 由物业为各单位发放一定数量的卡片,此卡片由谁在使用,物业无法管理,且工作量大,效率低。

2) 卡片的管理权限在物业,各单位无法对其进行管理和受限,也无法查询本单位内部人员进出楼宇的记录。

3) 物业与各单位及楼宇内进出人员缺乏一种有效的沟通途径和方式。

2.3 访客存在的问题分析

结合现有的访客登记流程、登记系统,通过对实地调研,我们发现市面上的访客系统大多存在如下问题:

1) 前台无法得知来访客人具体的来访事宜、被访问者是谁,必须逐个询问来访客人、如需与业主单位确认的还需进行电话确认,业主单位常因处于会议中或其它事由等不方便确认,整个过程较为繁琐,效率低下且不礼貌。

2) 前台无法有效的核实来访人员的真实身份,无法高效的判断来访人员是否为真实的访客还是推销、发传单、餐饮外买、快递,甚至其它危险嫌疑人员等。

3) 由于访客口音、大堂环境吵杂等干扰原因,访客信息录入环节需要反复询问确认,每个访客信息录入耗时约需二至五分钟。

4) 需接待员逐一为访客手动开启门禁,增加了接待员的工作量。

5) 某一时间段内有多少访客,需手动翻阅记录本,手工统计,工作量大,效率低。

6) 安装有传统访客一体机的不能多点登录,不能远程登录,不能根据权限自助查询访客记录。

7) 访客登记的信息真伪,无法判断确认,且没有影像等信息可供二次查询,更谈不上责任追溯。

8) 当前访客管理流程,对访客而言耗时长,手续繁琐,易耽误预约时间,而同样也给业主带来了很大的工作负担和烦扰,同时给访客留下不好的印象,而物业耗费大量的人力,成本开支大,也不利于物业形象的提升,且工作效率低下。

3. 系统建设目标

建设一套基于内部人员刷卡(或刷二维码)进出,来访人员结合微信预约模式的访客管理系统,系统将综合应用二维码技术和射频卡刷卡技术、实现对内部人员及访客的高效管理。同时系统将采用部属在我方云服务器或物业自建及租用服务器的方式,与物业的微信公众号实现对接,具体的建设目标如下:

1. 内部人员经授权后刷卡进出。

2. 访客流程设计简单实用,将目前访客接待验证流程的效率提升80%以上。

3. 降低访客接待员的工作强度,且不能降低目前对访客管理的安全标准。

4. 实现内部员工刷卡、业主授权、访客信息、出入行为的全过程记录追溯,责任落实到人。

4. 需求分析

根据目前的需求做了以下分析:

 建立一套全网的信息化工具“微信访客门禁管理系统”,解决外访人员访问等问题。

 缩短外访人员前台登记确认和楼层接待人员的等候时间,同时确保安保要求,实现方便快捷、闭环的全业务系统需求。

 通过微信访客管理系统对访客全程监控,让管理人员随时了解现场情况,及时处理突发事件,并将所有数据保存在系统中以备复查。

 智能化的微信访客门禁管理系统,可以实现诸多效益价值,同时给用户更丰富友好的体验感,从而更好地实现物业对外的智慧化形象。

5. 访客门禁管理系统解决方案



5.1内部员工微信业务绑定

由物业公司根入驻公司信息表导入信息后,向楼内各公司分配帐号,各公司根据物业分配的管理帐号自行管理本公司员工。


     


5.2内部员工刷卡或刷码通行管理流程

5.2.1员工刷二维码进出流程(可屏蔽此功能)

1) 员工未带卡,可在微信公众号中快速生成个人二维码,刷码进出,为让员工养成带卡的习惯,可对此功能设限(每月或每周的次数)。

2) 员工的所有刷二维码记录,均可在软件报表数据中可查。

5.3访客管理系统管理流程

我们根据实际应用的几种场景制定了本项目的访客系统管理流程如下:


5.3.1邀请访问场景(熟人模式:业主邀请客人来访)

如是业主单位的客人或贵宾等,通过被访人(业主单位)发出邀请访问,尽显尊荣和对客人的尊重,具体操作流程如下:

1) 经绑定的被访人在微信邀请访客页面,填写访客相关信息,访问期限,然后提交,发出邀请访问;

2) 提交邀请访问后,系统生成可附带地理坐标(包括地址、楼层、房间号,并可使用直接使用地图导航),访客日期等消息提醒的二维码(页面支持发送短信,访客点击短信短链接,生成二维码)通过微信好友用微信的方式发送给访客,二维码只能在有效时间段内使用。 

3) 访客到达现场,使用二维码直接在闸机上刷码通行。 

4) 二维码可在系统中设定访问有效期或次数。

5) 物业能在系统内查询到某个时间段内全部访客信息,以及由谁发出的邀请,责任落实到个人;

     

5.3.2预约访问场景(客人来访)

访客在访问活动前,可预约登记访客事由,具体操作流程如下:

1) 访客关注微信公众号后在微信访客登记页面,填写访客信息、被访人手机号(必填,根据手机号匹配被访者)等相关信息然后提交,发出预约访问请求;

2) 提交预约访问申请后,公众号会将访客信息以微信形式推送给被访人,经审核通过后,系统向访客微信上推送生成的二维码。

3) 访客到达现场,使用二维码直接在门禁上刷码通行。

4) 物业能在系统内查询到某个时间段内访客信息,以及由谁审核的访问,责任落实到个人

  

5.3.3现场登记

访问场景(无预约,有身份证)

访客于现场登记(无预约)在访问活动前,具体操作流程如下:

1) 访客到达现场,接待员同业主单位进行电话沟通确认是否允许访问;

2) 业主单位同意访问后,访客出示身份证,接待员刷访客身份证,登记访客身份。

3) 系统拍照,保存访问信息,访客刷身份证通过闸机门禁,访问通行;

4) 物业能在系统内查询到某个时间段内访客信息,业主单位的访客信息,以及审核的访问,责任落实到个人。

5.3.4现场登记访问场景(无预约,未带身份或外籍人士)

如果访客到访时未带身份证或是外籍人士,处理流程如下:

1) 前台接待员通过电话与业主单位联系核实,是否允许访问;

2) 业主单位同意访问后,前台手工输入访客信息后,系统对访客进行拍照,打印带有二维码的访客条,或向访客登记的手机号码发送一条带二维码链接的短信,访客点击生成二维码,刷闸机通行;

5.3.5批量访问场景

当业主单位组织有大型会议或在某一时间段内有大批量客人来访,由于访客人数众多,可由会议组织者提前整理访客信息,导入系统,具体流程如下:

1) 业主单位会议组织者可提前在系统里发起邀请,设置访问期限,生成可附带地理坐标及可访客日期等消息提醒的二维码或短信邀请码,由业主单位向访客发送二维码或短信邀请码;如有业主单位备有参会卡,邀请卡等,还可以将二维码印刷在上面,展示物业档次。

2) 访客到达现场,使用二维码直接在门禁上依次刷码通行。访客进入后本系统可将此作为会议签到依据向会议组织者提供;

3) 物业能在系统内查询到某个时间段内访客信息,业主单位的访客信息,以及由谁发出的邀请,责任落实到个人;

5.3.6访客黑名单

访客的访问行为可能为产品推销、广告、贷款、甚至骚扰等:系统可设定:列入黑名单,不能再预约等,减少一些对业主不必要的干扰。同样黑名单可以清除。

5.4通行闸机

5.4.1翼闸

技术参数

设备尺寸

长1400mm x 宽300mm x 高980mm

机箱材料

国标1.5mm厚304不锈钢板,表面为拉丝或镜面

挡板材料

12mm透明高强度耐冲击门板,可加LED灯带

通道宽度

550mm(用户定制)

驱动电机

24V直流电机

检测技术

红外检测,共3组红外对射,防夹、防尾随

通行频率

30 - 60人/分钟

无故障运行

>3,000,000次

通讯接口

TCP/IP,RS485,I/O

识别方式

支持射频卡、指纹、人脸识别、二维码、掌静脉、指静脉、虹膜等主流识别方式

通道指示

用于引导人员通行,高亮LED指示灯,红×表示禁行,绿↙表示通行

电源

AC220V/60Hz

工作温度

 -10℃ - 70℃

工作湿度

0% - 90%无凝露

5.4.1摆闸


                                   技术参数

设备尺寸

长1600mm x 宽180mm x 高1020mm

机箱材料

国标1.5mm厚304不锈钢板,表面为拉丝或镜面

挡板材料

12mm透明高强度耐冲击门板

通道宽度

600mm(用户定制)

驱动电机

24V直流电机

检测技术

红外检测,共9组红外对射,防夹、防尾随

通行频率

30 - 60人/分钟

无故障运行

>3,000,000次

通讯接口

TCP/IP,RS485,I/O

识别方式

支持射频卡、指纹、人脸识别、二维码、掌静脉、指静脉、虹膜等主流识别方式

通道指示

用于引导人员通行,高亮LED指示灯,红×表示禁行,绿↙表示通行

电源

AC220V/60Hz

 工作温度

 -10℃ - 70℃






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